ULTRA MÉXICO
Ciudad de México · MMXXVI · documento 01 · Estado · Directorio · Plano
Giuliana Rodarte · Rola
Por
Jorge · Productor Ejecutivo
COSMO
19 de agosto de 2026
7 y 8 nov
vencido
anticipo 2
generadores
a hoy
Nueve cosas que salieron de leer los tres archivos.
Una línea cada una, con el campo para escribir cómo se resuelve. La sección se colapsa si vas a compartir pantalla.
El cashflow de Técnica V.5 no cuadra con su propio total: el presupuesto suma $30,821,026, las cinco columnas de pago suman $25,378,826, y quedan $5,442,200 sin fecha asignada.
SITE V4 tiene dos totales y ninguno es el número: partidas por $24,606,467 con IVA, y $23,888,846 cuando overhead y seguro se suman a la base sin IVA, que es la base sobre la que está calculado el reparto 60/40.
El CCTV desapareció entre V.4 y V.5: se fueron $409,760 del presupuesto técnico y el checklist sigue pidiendo carpa de CCTV, CCTV de escenarios, cobertura general y streaming, las cuatro sin dueño.
Toda la infraestructura de F&B y cashless está en cero pesos: Pabellón Alsea ($1,012,000) y Carpas A&B ($30,000) están capturadas con cantidad cero, o sea $1,042,000 de estructura real colgando de un presupuesto que no está en esta mesa.
Cinco de tus temas no tienen línea en ningún archivo: acreditaciones, seguro de staff, tyveks, guestlist y seguridad de talento. Cero pesos, cero proveedor, cero renglón.
El pago de SITE del 10 de agosto lleva nueve días vencido ($4,921,293) y es la primera pregunta de la junta: si no salió, esa es la junta.
Nadie ha definido la autoridad de aprobación: la columna «aprueba» del checklist está llena una vez en 94 líneas, y en montaje alguien va a autorizar un cambio de doscientos mil pesos a las dos de la mañana.
Septiembre es el mes que aprieta, no noviembre: $7,381,940 el día 10 y $7,315,000 el 25, o sea $14,696,940 en quince días.
Los generadores no cuadran entre el plano y el calendario: el sembrado coloca 18 unidades (3 de 200 kVA, 10 de 175 y 5 de 150) y las llegadas programan 19 (4, 9 y 6), con mezcla distinta en las tres capacidades.
Cuatro pestañas excelentes, dos vacías, y una que no da seguimiento.
Los documentos están mejor que los de la mayoría de los festivales a ochenta días. Lo que falta es la capa de control encima de ellos.
| Pestaña del master | Qué contiene | Estado |
|---|---|---|
| CONTACT | Showbox, Plataforma, LooLoo y Rola con nombres, correos y teléfonos | Sólida |
| CATERING | Del 1 al 9 de noviembre · 2,852 crew-días · 3 alimentos por día | Sólida |
| SITE AVI + AC GRAL | Levantamiento eléctrico zona por zona, 127V y 220V | Sólida |
| OFICINAS PROD / TECH | Especificaciones por oficina, campers y carpas de crew | Sólida |
| SOLICITUD RADIOS | Talento cerrado, las otras once áreas en blanco | Parcial |
| CALENDARIO | Se detiene después de agosto | Parcial |
| SOLICITUD NECESIDADES AC | Formato en blanco, sin marcas cargadas | Formato |
| PLANO SITE | Layout V-6.1 de Plataforma, 27 de julio, incrustado como imagen | Sólida |
| PLANO LX / GENERADORES | Planos incrustados más fechas de llegada, sujetas a scouting | Preliminar |
| CHECKLIST | 94 líneas · 0 con estatus · 1 con fecha · 1 con aprobador | Sin control |
| ORGANIGRAMA | Cero celdas y ninguna imagen | Vacía |
El CHECKLIST no puede dar seguimiento a nada.
De 94 líneas de trabajo: cero tienen estatus, una tiene fecha de entrega, una tiene aprobador y sólo 24 nombran una persona. Las columnas existen; nadie las llena.
La causa está en la herramienta y no en el equipo: un Excel que se comparte por WhatsApp no se actualiza, se duplica. La pregunta de hoy no es quién llena las columnas sino dónde va a vivir esto para que sí se llenen.
Siete preguntas, y lo que ya sé de cada una.
Tu set original. Debajo de cada una está lo que aparece, o no aparece, en los tres archivos, para que la conversación arranque un paso adelante. Lo que escribas se guarda solo.
Catálogo de estructuras y DROs
Revisar el catálogo de estructuras y los DROs.
Estructuras es la partida más grande de Técnica: $8,138,096 con IVA entre los tres escenarios, más $1,450,000 de VIP en scaffolding y $348,000 de trusses, tótems y arco. En SITE se suman 2,100 paneles de tapial y 600 metros de valla heavy.
Contra todo eso, la línea de DRO es $203,000 con IVA, con un solo nombre en CONTACT (Benjamín Equihua, Showbox), y en el checklist aparece como DRO.s · Producción, sin persona. En el cashflow V.5 sólo $100,000 de esos $203,000 tienen fecha de pago.
La pregunta detrás de la pregunta: ¿un DRO cubre estadio, tres escenarios, VIPs y tapial? ¿O necesitamos uno por frente, y eso cambia el número?
Acreditaciones
¿Quién ve acreditaciones?
Una sola línea en los tres archivos: Acreditaciones · Staff y público general · TBD ROLA/ultra/Ban · Pat/. La unidad responsable dice literalmente TBD y el nombre de la persona está cortado a media palabra.
Cero pesos presupuestados en Técnica y en SITE. No hay sistema, no hay proveedor, no hay costo.
De la llamada de hospitality: te quedaste de revisar el sistema de acreditaciones con Camila. ¿Ya hay respuesta? Es el tema que más depende del organigrama, porque no se puede acreditar a un equipo que todavía no está definido.
Organigrama
Organigrama.
La pestaña ORGANIGRAMA del master existe y está completamente vacía. Cero celdas.
Lo que sí hay son piezas sueltas: CONTACT tiene 4 nombres de Rola, 4 de LooLoo, 22 de Showbox y 8 de Plataforma. SOLICITUD RADIOS tiene una estructura de talento bastante clara. Pero nadie ha dibujado quién le reporta a quién ni quién decide qué.
Esto bloquea tres cosas: acreditaciones, seguro de staff y la columna «aprueba» del checklist, que hoy está llena una sola vez en 94 líneas.
Seguro de staff
Seguro de staff.
Tres menciones de seguro en total y ninguna es de staff: en CONTACT, Marcelo · tiquetera, merch y seguros; en el checklist, Seguros de RC · Rola; y en SITE V4 una línea de Insurance por $636,374 sin desglose y fuera del total de partidas.
Responsabilidad civil no es lo mismo que cobertura de crew. Hablamos de 2,852 crew-días de alimentación, 100 stage hands en descarga, riggers y trabajo en altura sobre scaffolding de 45 toneladas.
Pregunta concreta: ¿qué cubren esos $636,374, quién queda fuera, y quién responde si alguien se lesiona en montaje?
Seguridad: GA y talento
Seguridad: ¿GA y talento?
SITE V4 trae $693,506 con IVA: 360 elementos de Osos, 42 supervisores y 2 managers de Massive. Todo en una sola partida, sin separar zonas.
El checklist separa dos cosas que el presupuesto no separa: Seguridad · acceso general · ESTADIO y Seguridad · supervisión / áreas sensibles · TBC · PFM. Es decir, el estadio pone la seguridad de GA y las áreas sensibles siguen en TBC.
De talento sólo encontré un radio asignado a Seguridad área camerinos. Un radio no es un plan de seguridad de talento. ¿Los 360 elementos son adicionales a los del estadio o los incluyen?
Guestlist, ticketera y will call
¿Guestlist? ¿Se puede hacer con la ticketera? ¿Will call?
Cero menciones de guestlist, will call o ticketera en los tres archivos. Lo único adyacente es Acceso · Taquilla · ESTADIO · Memo en el checklist, y Marcelo como responsable de tiquetera en CONTACT.
Así que la respuesta más probable es que sí se puede hacer con la ticketera y nadie lo ha preguntado. Vale la pena preguntarlo antes de construir cualquier cosa: guestlist y acreditaciones son el mismo problema de base de datos, y si la ticketera resuelve uno probablemente resuelve los dos.
Tyveks
¿Tyveks?
Cero menciones en los tres archivos. Ni tyvek, ni pulsera, ni brazalete. No hay cantidad, no hay proveedor, no hay costo.
Con 2,852 crew-días, 100 stage hands, tres escenarios, VIPs y zona de medios, esto es un pedido de decenas de miles de piezas con tiempo de producción e impresión. Es barato y es de las cosas que se vuelven urgentes en octubre.
Va pegado a acreditaciones: mismo sistema de zonificación, misma decisión de quién entra a dónde.
Dos presupuestos que todavía no se pueden sumar.
Producción Técnica y SITE están construidos con lógicas distintas: bases distintas, calendarios distintos, y partidas que se movieron de uno a otro sin dejar rastro. Antes de discutir montos hay que acordar cuál es el número.
| Documento | Base | IVA 16% | Total |
|---|---|---|---|
| Producción Técnica V.5 | 26,569,850 | 4,251,176 | 30,821,026 |
| Técnica · otras áreas (carga, descarga, DRO) | 1,152,000 | 184,320 | 1,336,320 |
| SITE V4 · partidas 1 a 14 | 21,212,472 | 3,393,995 | 24,606,467 |
| SITE · Fixed Overhead (fuera del total) | 2,040,000 | n/d | n/d |
| SITE · Insurance (fuera del total) | 636,374 | n/d | n/d |
| Suma de lo que está escrito | 56,763,813 | ||
| Si overhead y seguro causan IVA | 59,868,407 |
El cashflow de Técnica V.5 no cuadra con su propio total.
El presupuesto suma $30,821,026. Las cinco columnas de pago suman $25,378,826. Quedan $5,442,200 sin fecha de pago asignada.
La versión V.4 cuadraba al peso. V.5 bajó el presupuesto $1,145,360 y el calendario se rehizo a mano sin volver a cuadrar. Casi seguro es un artefacto de hoja de cálculo y no dinero perdido, pero no se puede aprobar un cashflow que no cierra, y no conviene que Showbox crea que ya lo aprobamos.
SITE V4 tiene dos totales y ninguno es el número.
Las partidas suman $24,606,467 con IVA. Debajo, Fixed Overhead ($2,040,000) e Insurance ($636,374) no se suman a ese total: se suman a la base sin IVA, dando $23,888,846. Son dos bases distintas apiladas en la misma columna.
Y el reparto de pago, 60% a Estados Unidos sin IVA ($14,333,308) y 40% en México con factura ($11,084,424), está calculado sobre la segunda base. Hay que definir cuál es la contractual antes de firmar.
El CCTV desapareció entre V.4 y V.5.
V.4 traía $409,760 de CCTV: tres cámaras en Ultra, dos en Resistance, señales independientes por pantalla. V.5 no lo trae. Mientras tanto el checklist sigue listando Carpa CCTV, CCTV / Escenarios & Color Base, Cobertura experiencia general y Streaming, los cuatro sin unidad responsable.
O se movió al presupuesto de alguien más, o se cayó. Nadie ha dicho cuál.
Toda la infraestructura de F&B y cashless está en cero pesos.
En SITE V4 el Pabellón Alsea ($1,012,000) y las Carpas A&B ($30,000) están capturados con cantidad cero, marcados «presupuesto cashless y F&B». Contribuyen cero al total.
Son $1,042,000 de estructura real, una carpa de 30 por 50 metros entre ellas, colgando de un presupuesto que no está en esta mesa. Si ese presupuesto no aparece, aterriza en el nuestro.
| Fecha | Concepto | Monto | Faltan |
|---|---|---|---|
| 10 ago 2026 | SITE · pago 1 (20%) | 4,921,293 | vencido 9 d |
| 28 ago 2026 | Técnica · anticipo 2 | 4,230,000 | 9 días |
| 10 sep 2026 | SITE · pago 2 (30%) | 7,381,940 | 22 días |
| 25 sep 2026 | Técnica · anticipo 3 | 7,315,000 | 37 días |
| 10 oct 2026 | SITE · pago 3 (30%) el PDF dice 2027 | 7,381,940 | 52 días |
| 6 nov 2026 | Técnica · anticipo 4 | 5,650,000 | 79 días |
| 15 dic 2026 | SITE · pago 4 (20%) | 4,921,293 | 118 días |
| 18 dic 2026 | Técnica · finiquito | 7,370,016 | 121 días |
| Septiembre solo | dos pagos en quince días | 14,696,940 |
Dieciocho líneas que no son de nadie.
Del checklist, estas son las líneas sin unidad responsable. Quince son carpas y en realidad sí están cubiertas, están en SITE V4 bajo Grupo VB Precast y el checklist simplemente no lo dice. Las otras no están cubiertas por nadie.
| Líneas del checklist | ¿Están en algún presupuesto? | Veredicto |
|---|---|---|
| Camerinos · Precamerinos · Bodega Backline · Medios · Hidratación · Atención General · Catering (×4) · Merch · Centro de Mando · U.A.M. · Mixed Zone | Sí · SITE V4 §4 · Grupo VB Precast · $4,488,591 | Sólo falta anotarlo |
| Carpa cashless · Carpas Food · Carpas Barras | Capturadas en SITE V4 con cantidad cero | Sin financiar |
| Carpa CCTV | No aparece en ningún presupuesto | Sin financiar |
| CCTV / Escenarios & Color Base | Estaba en Técnica V.4 · eliminada en V.5 | Sin financiar |
| Cobertura experiencia general · Streaming | No aparece en ningún presupuesto | Sin definir |
| IBA construction · IBA power | Sin descripción, sin unidad, sin costo | Sin definir |
Pyro aparece en catering pero no en el checklist.
La pestaña CATERING alimenta a un grupo «Pyro» del 5 al 8 de noviembre. Técnica tiene $1,276,000 con IVA de SFX y lásers con diseño pendiente. Hay que confirmar que son el mismo proveedor: si no, estamos dando de comer a un equipo que no está presupuestado, y hay un tema de permisos de pirotecnia que nadie ha levantado.
Lo que necesito que salga decidido de hoy.
Las primeras dos no estaban en la lista original y son las que más caro cuestan cuando se preguntan tarde.
Autoridad de aprobación
Quién firma, hasta qué monto, y quién decide a las dos de la mañana en montaje.
La columna «aprueba» del checklist está llena una vez en 94 líneas, que es lo que pasa cuando nunca se definió. Con $56,763,813 comprometidos y un montaje de nueve días, alguien va a tener que autorizar un cambio de doscientos mil pesos sin tiempo de consultar.
Calendario de pagos y flujo
¿Salió el pago de SITE del 10 de agosto? ¿Está fondeado septiembre?
$4,921,293 vencieron hace nueve días y $14,696,940 caen en septiembre en dos pagos separados por quince días. Los proveedores mexicanos trabajan sobre anticipos: el calendario manda más que el total.
Permisos y protección civil
Estatus con la delegación y con el estadio.
El checklist tiene Plan de Protección civil · Pedir PPC José + adendo Ultra · Rola sin fecha ni estatus, y Extintores · Rola igual. En Técnica hay cero de plan de protección civil y cero de señalética. En SITE hay $693,506 de seguridad y $649,600 de servicio médico, pero nada de permisos.
Dónde vive el proyecto
Si el master se queda en Excel o se mueve a un repositorio compartido.
El Excel se queda como fuente operativa, funciona y el equipo lo conoce, y montamos en ultra.ccoossmmoo.com la capa que hoy no existe: presupuesto consolidado, checklist con estatus real, calendario y organigrama. Con acceso restringido, porque hay montos y datos de talento.
Eso es lo único que proponemos hoy. Las herramientas de §06 quedan ahí listadas por si sirven, no como parte de esta decisión.
Cuatro herramientas que ya operan en otros eventos nuestros.
Esto no es una propuesta de desarrollo ni pide una decisión hoy. Es el inventario de lo que COSMO ya tiene corriendo, por si en algún momento sirve. Los cuatro flujos ya existen en Ultra, pero en papel: alguien pide, alguien revisa, alguien autoriza y alguien entrega.
Lo ponemos aquí porque cuando llegue octubre y haya que repartir radios, comidas y acreditaciones a cientos de personas, conviene saber qué hay en la repisa antes de armar otra hoja de cálculo. Si nada de esto se usa, no pasa nada: el festival sale como saldría de todos modos.
Catering
Cada área pide sus comidas por día. Se revisa, se autoriza, y cada persona queda con un QR que se escanea al pasar por el comedor. Al final del día sabes quién comió, no cuántos platos pidió el proveedor.
Es el caso que ya funciona tal cual hoy en TAC, porque una comida es una persona y un escaneo, exactamente el mismo modelo que una entrada. No requiere trabajo nuevo, sólo cambiar las etiquetas.
Por qué encaja: la pestaña CATERING ya trae el desglose por día y por proveedor, y ya distingue PFM, Showbox, Rola y LooLoo. Ese desglose es justo el que el sistema pide.
Corre hoy en tac.colectivo.live · emisión de QR, correo con el código, escaneo en puerta y protección contra doble escaneo.
Radios
Cada área pide sus radios, se autoriza, y en bodega se entrega contra un QR. La devolución cierra con el mismo código, así que en cualquier momento sabes cuántos hay afuera y con quién.
Escaneando la credencial de quien recoge se captura la persona en el mismo movimiento, así que quince radios entregados tienen un nombre detrás y no una firma ilegible en una hoja.
Somos honestos con este: hoy nuestro sistema entrega un QR por persona, no un QR por quince aparatos, y no tiene devolución. Las dos cosas son trabajo real, no un cambio de etiquetas. Es el único de los seis que no está listo.
Un detalle: el código de atrás de la INE trae nombre y CURP, no trae teléfono. El teléfono se escribe una vez y queda pegado a esa persona.
Base disponible · faltaría cantidad por vale y el ciclo de devolución
Acreditaciones
Cada jefatura sube a su gente, se revisa, se autoriza y sale un QR por persona con las zonas que le tocan. En puerta se escanea y punto: el escaneo es sólo el cumplimiento de algo que ya se decidió.
Los tyveks salen del mismo dato. Si el sistema sabe quién entra a qué zona, sabe cuántas piezas hay que imprimir de cada color y para cuándo.
Depende del organigrama. Es el mismo árbol: sin él no hay a quién acreditar. Por eso las preguntas 02, 03 y 07 son la misma pregunta.
Y antes que nada hay que saber qué tiene Camila y qué puede la ticketera. Puede que esto ya esté resuelto y no haya nada que hacer.
Corre hoy en tac.colectivo.live · mismo motor que catering, con zonas en vez de días.
Solicitudes eléctricas
El layout del site vive en la página. La marca o el proveedor toca el punto exacto donde necesita corriente y se abre una caja: qué elemento conecta, 127V o 220V, amperaje, observaciones. Se revisa, se aprueba y sale un correo de respuesta automático.
Es la misma mecánica de las notas de este documento: se toca el lugar y se abre el campo. Ya la estás usando ahorita.
Por qué es rápido: SOLICITUD NECESIDADES AC ya es este formulario, en blanco, con esos campos exactos. Y SITE AVI + AC GRAL ya trae el levantamiento zona por zona. Lo único que falta es ponerlo sobre el plano en vez de sobre una hoja.
El que gana más aquí es Harry: deja de perseguir marcas y empieza a leer un mapa con puntos aprobados.
Corre hoy en este documento · el modo notas de ?notas=1 es exactamente esta mecánica.
Checklist con seguimiento
En la junta semanal, tú, Giuliana o cualquiera de los heads agrega una tarea, le pone responsable y fecha, y el sistema se encarga del seguimiento. Recordatorio antes de la fecha, aviso cuando se vence, y la lista de pendientes lista para la siguiente junta sin que nadie la arme.
Las 94 líneas de hoy migran tal cual. Lo que cambia es que las columnas de estatus y entrega dejan de estar vacías, porque el sistema las pide en vez de esperarlas.
Y aquí sí sale gratis la pregunta que hoy no tiene respuesta: quién aprueba qué. Si cada tarea tiene aprobador, el organigrama se dibuja solo con el uso.
Base disponible · es el más chico de los seis y no depende de nada
Solicitudes de pago
Quien necesita pagar algo levanta la solicitud con proveedor, monto, concepto, datos bancarios y la factura adjunta. Se revisa, se autoriza, y cuando alguien marca el pago como hecho le llega un correo automático a quien lo pidió, con el comprobante.
Cada solicitud queda clasificada en una línea de presupuesto desde el momento en que se levanta, así que el reporte de en qué se ha gastado no se arma: existe.
Por qué lo traemos a esta mesa: los hallazgos de §03 son problemas de rastro. Un cashflow que no cuadra y un pago vencido nueve días son exactamente lo que un flujo así vuelve visible el mismo día y no tres semanas después.
Corre hoy en sundaysunday.colectivo.live/admin · solicitud, autorización, comprobante y correo al solicitante.
Compromisos y próxima sesión.
Todo lo que escribas aquí y arriba se guarda en este navegador. Cuando termines, copia todo de una vez o mándalo por correo. No se envía a ningún lado hasta que tú lo hagas.
ULTRA MÉXICO
7 y 8 de noviembre de 2026 · Estadio Banorte
Jorge · jorge@ccoossmmoo.com
Hecho por COSMO
Fuentes: MASTER ULTRA MX2026 · ESTADIO BANORTE
Presupuesto Producción Técnica Ultra 26 V.5
Presupuesto SITE Ultra 26 V4
México · MMXXVI